Disclaimer
Informatie en afspraken
Nederlandse zakelijke portaalabonnementen kunnen via Stripe worden betaald. Webshopbestellingen en betaalde consumentenaankopen zijn niet beschikbaar. Offertes en websitevoorbeelden aanvragen blijft gratis en vrijblijvend. Deze verklaring beschrijft de account-, aanvraag- en portaalverwerking. Privacyvragen: contact@dustless.nl. Een aanvraag is nog geen opdracht. Het aanvaarden van een concrete offerte kan wel een overeenkomst vormen.
Fouten, links en wettelijke rechten
Zie je een fout? Mail contact@dustless.nl. Externe links verwijzen naar diensten met eigen inhoud en voorwaarden. Deze disclaimer vervangt geen overeenkomst en sluit geen wettelijke aansprakelijkheid of dwingende consumentenrechten uit. Een toepasselijke wettelijke bedenktijd en andere consumentenbescherming blijven gelden.
Winkelwagen
De browserwinkelwagen bewaart productcodes, aantallen en een tijdstip onder dustless-demo-cart-v1. Deze vervalt na zeven dagen zonder wijzigingen en wordt bij je volgende webshopbezoek verwijderd. Als je ingelogd kiest voor opslaan in je account, worden productcodes en aantallen naar Dustless verstuurd en aan je account gekoppeld. Accountopslag heeft geen automatische vervaldatum van zeven dagen. Leegmaken of vervangen van de accountwinkelwagen wijzigt de opgeslagen inhoud. Webshopbestellingen en betalingen voor webshopproducten zijn nog niet beschikbaar.
Dustless portaal
Het portaal biedt planning, personeelsbeheer, beschikbaarheid, verlof, uren en andere functies volgens pakket en rechten. Klantbedrijfsoffertes staan los van Dustless-aanvragen en de webshop. Facturen van het eigen portaalabonnement lopen afzonderlijk via Stripe. Volledige boekhouding, salarisverwerking en een native mobiele app zijn niet inbegrepen.
Urenregistratie en administratieve export
In Dustless portaal verwerken wij per bedrijf medewerkeridentiteit, werkelijk geregistreerde begin- en eindtijden, pauzes, werk of reistijd, een optionele afspraakkoppeling, noodzakelijke toelichting, cao-keuze met ingangsdatum en versie, indiening en beoordeling, wijzigingshistorie en administratieve urenexports. Dit dient arbeids- of opdrachtafspraken, wettelijke administratieplichten en controle op juistheid en veiligheid; geen algemene werknemerstoestemming als grondslag. Medewerkers zien hun eigen registraties. Alleen bevoegde personeelsbeheerders leggen de cao vast; technische websitebeheerders doen dit uitsluitend bij de eerste personeelskoppeling. Bedrijven blijven gescheiden. De module volgt geen locatie en verwerkt geen biometrie, BSN, bankgegevens of diagnoses. Arbeidstijdenregistraties moeten doorgaans minimaal 52 weken beschikbaar blijven; voor fiscaal relevante uren-/loonadministratie geldt doorgaans zeven jaar. Dit maakt niet alle personeelsgegevens zeven jaar bewaarplichtig. Noodzaak en wettelijke termijnen worden per gegevensdoel beoordeeld; automatische verwijdering is niet ingericht. Een export bewaart een vaste, controleerbare momentopname en is geen loonbetaling. Arbeids-, cao-, toeslag-, fiscale en facturatieregels worden niet volledig automatisch toegepast. Een werkgever informeert medewerkers vooraf, beoordeelt de toepasselijke cao en betrekt waar vereist de ondernemingsraad. Voordat een ander bedrijf dit commercieel gebruikt, moeten de rolverdeling voor gegevensbescherming, verwerkersovereenkomst en bewaarbeleid worden vastgelegd. Het portaal bewaart daarnaast de vastgelegde contractduur, vaste weekuren, ingangs- en eventuele einddatum en eerdere versies. Niet-gewerkte uren wegens ontbrekend werk worden afzonderlijk vastgelegd, met zakelijke reden, verklaring van beschikbaarheid en beoordeling. Zij tellen niet als gewerkte tijd. Dit is geen automatische vaststelling van loonrechten: contract, cao, referteperiode en uitzonderingen moeten worden beoordeeld. Er is geen automatische aanvulling, inhouding, minurenschuld of uitbetaling. Je kunt je eigen uren bekijken. Meld onjuistheden bij personeelsbeheer. De bedrijfsrollen bepalen wie offertes, planning, medewerkergegevens, beschikbaarheid, verlof en uren mag bekijken of beheren. Bevoegde bedrijfsbeheerders stellen deze rechten per bedrijf in. Medewerkers hebben zonder aanvullende rechten alleen toegang tot hun eigen gegevens en planning. Gegevensbeheer geeft geen toestemming om e-mailadressen of wachtwoorden van anderen te wijzigen.
Bedrijfsrollen en toegangsbeheer
Elk aangesloten bedrijf kan eigen bedrijfsrollen met toegangsrechten gebruiken. Alleen de Websitebeheerder wijst de Hoofd bedrijfsbeheerder aan; deze wijst Bedrijfsbeheerders aan. Beide bedrijfsbeheerders beheren de eigen bedrijfsrollen en toewijzingen. Wij bewaren daarbij rolnaam, rechten, gekoppelde medewerker, handelende gebruiker, tijdstip, versie en de wijziging voor toegangscontrole en verantwoording. Toegang blijft bedrijfsgebonden. Het bedrijf moet de noodzaak en rechtmatigheid van zijn toewijzingen controleren en deze regelmatig herzien; een bevestigingsvinkje heft geen wettelijke verplichtingen van het bedrijf of Dustless op. De wijzigingshistorie heeft nog geen automatische verwijdering. Personeelsgegevens worden niet automatisch met andere bedrijven gedeeld. Voor dienstverlening aan andere bedrijven moeten verantwoordelijkheden, beveiliging en bewaartermijnen ook in de passende verwerkersafspraken worden vastgelegd.
Personeelsdocumenten en meldingen
Bedrijven kunnen noodzakelijke contracten en certificaten aan hun eigen medewerkers koppelen. We verwerken de gekozen documentnaam, het bestand, de medewerker- en bedrijfskoppeling, controlegegevens, versies en uploadtijd. Medewerkers lezen uitsluitend eigen documenten; aparte bedrijfsrechten regelen het lezen en beheren van andermans documenten. Websitebeheer geeft daarvoor niet automatisch toegang. Gebruik deze functie niet voor medische dossiers, identiteitsbewijzen of BSN-gegevens. Het bedrijf bepaalt de grondslag, noodzaak, toegang en bewaartermijn per documentsoort en informeert medewerkers; toestemming is niet automatisch de juiste grondslag in een arbeidsrelatie. Voor portaalgegevens van klantbedrijven treedt het bedrijf doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en Dustless als verwerker; passende verwerkersafspraken zijn nodig vóór gebruik met echte personeelsgegevens van derden. Bestanden worden privé in de bestaande mijn.host-database en back-ups opgeslagen. Uploads, naamswijzigingen, downloads en verwijderingen worden zonder documentinhoud gelogd; deze logregels worden bij gebruik na 90 dagen opgeschoond. Bevoegden kunnen bestanden definitief uit de actieve opslag verwijderen; er is nog geen automatische documentverwijdering op basis van bewaartermijnen. Verwijderde bestanden kunnen in afgeschermde gedateerde back-ups blijven staan, waarvoor afzonderlijk bewaarbeheer nodig is. Bestandscontrole is geen virusscan. Downloadbare handleidingen worden op actuele rechten samengesteld en bevatten geen personeelsdossiers; offline kopieën worden niet automatisch ingetrokken. Bij een foutmelding, opmerking of tip verwerken we type, onderwerp, beschrijving, eventueel paginapad, gekozen taal en optioneel een contactadres. Een account is niet verplicht. Alleen Websitebeheerders behandelen deze meldingen voor ondersteuning en verbetering, op basis van ons gerechtvaardigd belang. Deel geen vertrouwelijke informatie. Meldingen hebben geen automatische bewaartermijn; de Websitebeheerder verwijdert ze zodra afhandeling en eventuele noodzakelijke opvolging zijn afgerond. Je kunt verwijdering of andere privacyrechten aanvragen via contact@dustless.nl.
Agendanotities, werkkasten en proefperiodes
Mijn notities zijn algemene werknotities die je zelf maakt, wijzigt en verwijdert. Je kunt een notitie zelf delen met gekozen, bevestigde medewerkers binnen hetzelfde bedrijf; zij krijgen alleen leesrechten. We bewaren hiervoor hun accountverwijzingen bij de notitie. Je kunt deze deelkeuze intrekken. Bedrijfsrollen met het apart toegekende recht Medewerkersnotities bekijken behouden hun leesrechten; dit rolrecht staat standaard uit, ook voor leidinggevenden. Noteer geen medische gegevens, BSN, identiteitskopieën, wachtwoorden of toegangscodes. Koppel locaties aan medewerkers, afspraken en werkkasten. Bedrijfsbeheerders kiezen kasttoegang per locatie of automatisch voor alle locaties. Medewerkers met leesrecht kunnen de gekoppelde werkkasten bekijken. Bestaande afspraken behouden hun vastgelegde adres. Een medewerker die aan de werklocatie is gekoppeld, kan deze kast bekijken als de bedrijfsinstelling dit automatisch of voor deze locatie toestaat. Het bedrijfsrecht ‘Werkkasten bekijken’ blijft nodig. Afzonderlijke kasttoewijzingen blijven mogelijk. Een afspraak alleen geeft geen kasttoegang; medewerkers krijgen hiermee geen beheerrechten. Bestanden blijven privé en zijn alleen na actuele toegangscontrole als bijlage te downloaden. Type, grootte, bestandskenmerk en integriteit worden gecontroleerd. Er is geen afzonderlijke virusscan en geen garantie dat bestanden virusvrij zijn; bestanden worden niet naar externe scandiensten gestuurd. Open alleen vertrouwde bestanden en gebruik actuele apparaatbeveiliging. Agendanotities blijven afzonderlijk: planners kiezen interne of voor de medewerker zichtbare notities. Bedrijven bepalen grondslag en noodzakelijke bewaring en verwijderen verouderde gegevens; er is geen automatische opruimtaak. Proefperiodes duren dertig dagen zonder automatische betaling of verlenging. Bedrijf, begin, einde en startende gebruiker worden opgeslagen. Na afloop wordt portaalgebruik beperkt; gegevens worden niet automatisch verwijderd. Werkkastproducten, voorraadgrenzen en interne aanvulvoorstellen blijven binnen het bedrijf. Er worden geen automatische leveranciersbestellingen verstuurd. Bij interne aanvulvoorstellen worden behandelstatus, interne toelichting, wijzigingstijd en verantwoordelijke gebruiker opgeslagen. Bevoegde bedrijfsrollen beheren locatietoewijzingen, kastleden en koppelingen tussen locaties en werkkasten. Zij kunnen hiervoor namen van bevestigde medewerkers, locaties en werkkasten binnen het eigen bedrijf zoeken. Koppelingen kunnen leesrechten op instructies en kastbestanden beïnvloeden; voorraadbeheer, documentenbeheer, personeelsgegevens, planning en bedrijfstoelating behouden hun afzonderlijke rechten.
Portaalfacturen en creditnota’s
Bij vrijgegeven Nederlandse zakelijke portaalabonnementen verwerkt Stripe betalingen, btw en fiscale documenten. Dustless bewaart factuurcontacten, bestel-/abonnementsreferenties, bedragen, originele facturen/creditnota’s, verzendstatus en aanvaardingsbewijs voor overeenkomst, wettelijke administratie en beveiliging. Alleen bevoegden zien eigen bedrijfsfacturen. Originelen worden niet overschreven en blijven doorgaans zeven jaar bewaard, bij wettelijke uitzonderingen langer; accountsluiting wist deze niet. Factuur- en herstelmails verwijzen naar de beveiligde omgeving. Dustless bewaart geen kaartnummer of beveiligingscode. Een opgeslagen kaart of betaalpoging is geen betaling; extra plaatsen vereisen bevestigde betaalde capaciteit. Geen automatische aangifte of volledige boekhouding.
Urencorrecties en werkbonnen
Voor controleerbare urencorrecties bewaren we de oorspronkelijke export en afzonderlijke voorstellen met reden, tijden, pauzes, verschillen, beoordeling en verwijzing naar de correctie-export. Werkbonnen bevatten locatie, instructies, taken, gekoppelde medewerkers, taakuitvoering met actor en tijd, status en wijzigingshistorie. Dit dient uitvoering en controle van werkafspraken. De werkgever bepaalt de noodzakelijke inhoud en bevoegdheden; medewerkers krijgen alleen de toegestane eigen inzage. Nieuwe werkbonrechten staan voor bestaande bedrijfsrollen standaard uit. Plaats geen medische informatie, BSN, wachtwoorden of onnodige privégegevens. Een werkbon is geen urenregistratie, loonverwerking of factuur. Uitvoer en gecontroleerde bedrijfsbeëindiging omvatten deze operationele gegevens. De werkgever bepaalt doelgebonden bewaartermijnen en bewaart verplichte loon-/fiscale stukken afzonderlijk; er geldt geen algemene zevenjaarstermijn voor alle werkbonnen. Sjablonen leggen taken en instructies vast per locatie. Bij expliciet ingeschakelde automatisering ontstaat een eigen bon per afspraak, met bron- en sjabloonversies; oude bonnen worden niet overschreven. De eigen dagweergave en actielijst hergebruiken toegestane gegevens. Een PDF is een lokale momentopname met bedrijfslogo en namen van toegewezen medewerkers; er wordt geen externe PDF-dienst gebruikt. Afsluiting van urenperiodes bewaart bronverwijzingen, exportcontrolesommen, versies en wie de periode afsluit of gemotiveerd heropent. Latere correcties blijven apart. Dit introduceert geen gps- of continue locatievolging en geen algemene nieuwe bewaartermijn.