Privacyverklaring
Over Dustless
Dustless is een eenmanszaak en verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerking van persoonsgegevens. Bedrijfsadres: Stelhout 5, 3991 PD Houten, Nederland. KVK: 97524549. BTW-identificatienummer: NL005275384B13. Privacycontact: contact@dustless.nl.
Contact en opdrachten
Als je belt, mailt of WhatsApp gebruikt, ontvangen we wat je deelt: bijvoorbeeld naam, contactgegevens, bericht, opdrachtadres en projectinformatie. We gebruiken dit om te antwoorden, een offerte te bespreken en afspraken uit te voeren voor schoonmaak of het ontwerpen en ontwikkelen van websites, games en mobiele apps. Deel alleen wat nodig is. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen we je mogelijk niet helpen.
Doelen en grondslagen
Gegevens voor offertes en opdrachten verwerken we voor stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst of voor de uitvoering daarvan. Fiscale administratie berust op wettelijke verplichtingen. Algemene correspondentie kan berusten op ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden en het bedrijf te organiseren; jouw belangen moeten daarbij worden afgewogen. Deze website neemt geen geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen.
Bewaren en delen
Afgewezen aanvragen die niet tot een opdracht leiden, bewaren we maximaal één jaar na de afwijzing. Daarna worden de bijbehorende aanvraaggegevens verwijderd, tenzij een concrete wettelijke verplichting of een lopend geschil verdere bewaring noodzakelijk maakt. Deze termijn geldt niet automatisch voor contracten, facturen, personeelsgegevens of het account zelf. Die gegevens bewaren we zolang dat nodig is voor hun eigen doel en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Fiscale basisadministratie bewaren we doorgaans zeven jaar; wettelijke uitzonderingen kunnen gelden. Hosting en accountmail lopen via mijn.host. Alleen bevoegde personen en noodzakelijke dienstverleners krijgen toegang voor hun taak. Andere communicatieplatforms die je zelf gebruikt, zoals WhatsApp, hebben hun eigen privacybeleid.
Website en andere producten
Deze website bevat geen ingebouwde advertentie- of analysetrackers. Voor een account bewaren we naam, e-mailadres, accounttype, optionele contactgegevens, een veilige wachtwoordhash, bevestigingsstatus en beveiligingsinstellingen. Offerteaanvragen en offertes zijn toegankelijk voor de betreffende klant of de houder van een veilige gastlink en voor gebruikers met de benodigde offerterechten binnen hetzelfde bedrijf. Alleen webshopfuncties gebruiken de opgeslagen accountwinkelwagen; gedeeld inloggen verleent geen toegang tot andere producten of bedrijven. Technisch websitebeheer geeft geen automatische operationele inzage. Bevestigings- en herstelmails lopen via mijn.host. Mijn.host verzorgt de hosting; noodzakelijke technische logs kunnen IP-adressen bevatten. Websitevoorbeeldaanvragen slaan de ingestuurde contactgegevens, websitetype, stijl, gewenste functies en beschrijving privé op om de gevraagde mogelijkheden te bespreken. Je ontvangt een e-mail met een overzicht en veilige link naar alleen je eigen aanvraag. Zonder account gebruik je een gastlink; bevoegde offertebeheerders krijgen toegang binnen de bestaande bedrijfsrechten. Een aanvraag maakt geen account, proefabonnement of betaalde opdracht aan. Sociale links laden geen ingesloten externe inhoud. Toekomstige games en mobiele apps krijgen eigen privacyinformatie.
Je rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering en, waar van toepassing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kun je intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Rechten kunnen worden beperkt door bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht. Mail contact@dustless.nl. We reageren normaal binnen één maand; complexe of meerdere verzoeken kunnen wettelijk maximaal twee extra maanden vragen. We leggen een verlenging binnen de eerste maand uit. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Winkelwagen
De browserwinkelwagen bewaart productcodes, aantallen en een tijdstip onder dustless-demo-cart-v1. Deze vervalt na zeven dagen zonder wijzigingen en wordt bij je volgende webshopbezoek verwijderd. Als je ingelogd kiest voor opslaan in je account, worden productcodes en aantallen naar Dustless verstuurd en aan je account gekoppeld. Accountopslag heeft geen automatische vervaldatum van zeven dagen. Leegmaken of vervangen van de accountwinkelwagen wijzigt de opgeslagen inhoud. Webshopbestellingen en betalingen voor webshopproducten zijn nog niet beschikbaar.
Account en beveiliging
Wachtwoorden en sessietokens worden veilig gehasht; authenticatorgeheimen versleuteld en herstelcodes gehasht. Sessies duren maximaal acht uur. Vrijwillig apparaatvertrouwen geldt maximaal 30 dagen, vervangt geen gewone login en heft verse bevestiging voor gevoelige acties niet op. Zie de cookieverklaring voor opslag en intrekken. Accountsluiting trekt inlogtoegang, sessies en externe koppelingen in; noodzakelijke financiële historie blijft afzonderlijk. Medewerkers vragen sluiting via contact@dustless.nl. Sluiten zegt geen abonnement op. De onafhankelijke sluitingsregistratie beschermt de gecontroleerde herstelroute tegen hernieuwde toegang. Providerherstel blijft offline tot actuele controle; geen onmiddellijke fysieke wissing uit alle oude kopieën wordt beloofd.
Planning en medewerkers
Voor personeelsplanning verwerken we functies, toegewezen afspraken, klant- en locatiegegevens, vaste beschikbaarheid en verlofaanvragen met hun beoordeling. Dit ondersteunt arbeids- of opdrachtafspraken, toepasselijke wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigde belang bij een werkbare en veilige planning, met afweging van de belangen van betrokkenen. Algemene medewerkerstoestemming is hiervoor geen grondslag. Medewerkers zien hun eigen planning en beschikbaarheid; inzage of beheer van andermans gegevens vereist de actuele bedrijfsrechten voor het betreffende onderdeel. Alleen een functienaam geeft geen rechten. Bedrijven blijven gescheiden en een openbare registratie geeft geen medewerkerstoegang. Medewerkers en klanten ontvangen relevante afspraak- en statusmails met een link naar het beveiligde portaal. Vermeld geen diagnoses of andere medische informatie in vrije tekst of verlofaanvragen. De agenda toont verlof volgens de planningsrechten, zonder privétoelichting of beoordelingsnotities; alleen goedgekeurd verlof telt mee als afwezigheid bij plannen. Bevoegde verlofbeheerders kunnen afgewezen of ingetrokken aanvragen herstellen, met behoud van gegevens en een statusmail; verouderde onverzonden statusmeldingen worden overgeslagen. Planning berekent geen loon en reisbuffers zijn geen automatische betaalde tijd. Bevoegde bedrijfsbeheerders beheren bedrijfsrollen; gegevensbeheer geeft geen toestemming om e-mailadressen of wachtwoorden van anderen te wijzigen.
Hosting, e-mail en back-ups
Hosting en e-mail lopen via mijn.host B.V.; keten en doorgifte staan in de verwerkersovereenkomst. Hosting Starter heeft 30 dagen actieve herstelpunten; de overeenkomst noemt maximaal 90 dagen voor secundaire kopieën/archieven. Dit zijn providertermijnen, geen wettelijke minima of dossierwisbewijs. Nieuwe eigen gegevenskopieën gaan uitsluitend naar aangesloten, ontgrendelde en gecontroleerd versleutelde Kingston. De computer bewaart technische herstelreferenties; oudere kopieën blijven afzonderlijk te beoordelen. Wissing, rotatie en actuele onafhankelijke herstelcontrole zijn aparte handelingen. Eigen kopieën hebben geen algemene automatische verwijdertermijn.
Registratie en bedrijfskoppeling
Bij nieuwe registratie leggen we vast dat je de privacyverklaring hebt gelezen, met versienummer en tijdstip. Dit is geen algemene toestemming voor alle gegevensverwerking. Een opgegeven werkgeversnaam en aanvraag worden bewaard om portaaltoegang te beoordelen; een gebruiker met het actuele bedrijfsrecht om medewerkers toe te laten ziet je naam en bevestigde e-mailadres en kan goedkeuren of afwijzen. Tot goedkeuring krijg je geen medewerkerstoegang. Goedkeuring geeft uitsluitend de rol Medewerker. Bij ingeschakelde Google- of Microsoft-inlogkoppelingen ontvangen we een provideridentificatie en eventuele naam en e-mailadres; we slaan de koppeling met je account op, geen providerwachtwoord of toegang tot je mailbox. Gelijke e-mailadressen worden niet automatisch gekoppeld. Je kunt een koppeling later via Mijn account verwijderen. Account- en aanvraaggegevens blijven niet langer bewaard dan nodig voor de beschreven doelen en toepasselijke bewaarplichten.
Optioneel inloggen met Google of Microsoft
Google en Microsoft zijn optionele inlogmethoden, beschikbaar wanneer hun knop op het inlogscherm actief is. Dustless verwerkt de provideridentificatie en koppeling om op jouw verzoek accounttoegang te leveren en te beveiligen. We ontvangen eventueel naam en e-mailadres; een door de provider meegestuurde profielfoto slaan we niet op. We vragen geen Gmail-, Drive- of mailboxtoegang. De koppeling blijft bewaard totdat je haar verwijdert of het account wordt verwijderd; bestaande herstelkopieën volgen het afzonderlijke back-upbeleid. Tijdelijke beveiligingsgegevens en eventuele naam en e-mailadres voor het afronden van de koppeling zijn maximaal tien minuten bruikbaar; verlopen gegevens worden bij een volgende inlog- of koppelhandeling opgeruimd. Bij je gekozen provider verwerkt deze ook gegevens volgens zijn eigen privacybeleid, waaronder je IP-adres en aanmeldgegevens. Dit kan verwerking buiten de EER omvatten; raadpleeg het beleid van de gekozen provider voor locaties en waarborgen. Je Dustless-wachtwoord blijft een alternatief. Ontkoppelen bij Dustless trekt geen afzonderlijke toestemming bij Google of Microsoft in; die beheer je ook bij de provider.
Account- en contactgegevens
Voor een account zijn je naam, e-mailadres en een beveiligd opgeslagen wachtwoord nodig. Je kunt een voorkeurstaal voor account- en planningsmails kiezen. Aanhef, persoonlijk telefoonnummer, bedrijfsnaam voor contact en contactadres (straat, huisnummer en toevoeging, postcode, plaats en land) zijn optioneel. Wij bewaren deze gegevens om je account en contactvoorkeuren te beheren; waar nodig gebruiken we contactgegevens voor communicatie over je aanvraag of dienstverlening. Accountbeheer en noodzakelijke communicatie ondersteunen onze overeenkomst met jou of de door jou gevraagde voorbereiding daarvan. Het beheren van vrijwillig ingevulde contactvoorkeuren berust op ons gerechtvaardigd belang bij passende communicatie, waarbij je de gegevens zelf kunt aanvullen of wissen. Je kunt zonder deze extra contactvelden een account aanmaken en gebruiken. Wij vragen hier geen geboortedatum, BSN, medische gegevens of toestemming voor marketing. De aanhef verandert geen medewerkersfunctie of geslachtsaanduiding voor een functienaam. Het persoonlijke nummer staat los van het werknummer; een contactadres wordt niet automatisch een afspraak- of bezorgadres. Deze gegevens staan niet in de gedeelde personeelsagenda of medewerkerslijst. Een ingevulde bedrijfsnaam verleent geen toegangsrechten en wijzigt de beheerde bedrijfskoppeling niet. Je e-mailvoorkeur wordt in je account opgeslagen en niet overschreven door de taalkeuze bovenaan de website. Je kunt optionele velden wissen via Mijn account; voor accountverwijdering en bestaande back-ups gelden de hieronder beschreven afspraken. Bij een offerteaanvraag vullen we de opgeslagen accountgegevens vooraf in. Je kunt de contactgegevens voor die aanvraag aanpassen zonder je profiel te wijzigen. Bij indiening bewaren we een afzonderlijke kopie van de contactgegevens bij de aanvraag, zodat latere profielwijzigingen eerdere aanvragen niet veranderen. Het bevestigde accountadres blijft bepalend voor e-mailmeldingen. Deze aanvraaggegevens zijn alleen toegankelijk voor de betreffende klant en bevoegde offertebeheerders binnen hetzelfde bedrijf. Een contactadres wordt uitsluitend als werklocatie gebruikt wanneer je dit zelf kiest. Voor websitevoorbeelden vullen we beschikbare accountcontactgegevens vooraf in zonder je profiel te wijzigen. We bewaren een afzonderlijke kopie van de ingestuurde contactgegevens, keuzes en beschrijving bij de aanvraag en sturen een ontvangstmail met een veilige eigen link; zonder account gebruiken we een gastlink. Bij registratie kies je Particulier, Eenmanszaak of B.V. Voor Eenmanszaak en B.V. vragen we een KVK-nummer van acht cijfers. We bewaren deze door jou opgegeven gegevens privé bij je account voor klantcontact en voorbereiding van dienstverlening; niet als gecontroleerde rechtsvorm, rechtentoekenning, automatische bedrijfskoppeling of kortingsbewijs. Een eigen registratie geeft geen portaalrechten. Je kunt de gegevens in Mijn account bekijken en wijzigen. Verificatie bij KVK is nog niet automatisch aangesloten. Dezelfde accountbewaar- en verwijderafspraken gelden; fiscale administratie blijft daarvan gescheiden.
Je offerteaanvraag is ontvangen
Een offerteaanvraag vereist geen account. We bewaren je naam, e-mailadres, aanvraaginhoud en optionele contactgegevens om op jouw verzoek een offerte voor te bereiden en hierover te communiceren. We mailen een ontvangstbevestiging met het ingevulde overzicht. Bij aanvragen zonder account gaat deze naar het opgegeven, nog onbevestigde adres; controleer dit voordat je verzendt en stuur geen gevoelige gegevens mee. De aanvraag wordt niet automatisch aan een bestaand account gekoppeld. De persoonlijke link bevestigt na een aparte klik het adres en geeft gedurende de sessie (maximaal acht uur) alleen inzage in deze aanvraag en de gepubliceerde offerte. De link is eenmalig en zeven dagen geldig; de server bewaart alleen een hash. Je kunt een nieuwe link aanvragen. Pas na bevestiging van het aanvraagadres koppelen we de aanvraag aan een bevestigd klantaccount met hetzelfde adres en dezelfde organisatie. Dit geeft geen medewerkers- of beheerdersrechten. Verwijderen zonder account kun je aanvragen via contact@dustless.nl; de hierboven beschreven bewaartermijnen en uitzonderingen blijven gelden.
Dustless portaal
Het portaal biedt planning, personeelsbeheer, beschikbaarheid, verlof, uren en andere functies volgens pakket en rechten. Klantbedrijfsoffertes staan los van Dustless-aanvragen en de webshop. Facturen van het eigen portaalabonnement lopen afzonderlijk via Stripe. Volledige boekhouding, salarisverwerking en een native mobiele app zijn niet inbegrepen.
Bedrijfsgegevens in het portaal
Voor bedrijfsbeheer verwerken we bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, bedrijfsadres, KVK- en btw-identificatienummer en website, voor zover ingevuld. Bij een eenmanszaak kunnen dit ook persoonsgegevens zijn. Gebruikers met het actuele recht Bedrijfsgegevens beheren beheren uitsluitend de gegevens van hun eigen bedrijf. We bewaren ook de wijzigingsversie, het tijdstip en wie de laatste wijziging heeft gedaan voor beheer en beveiliging. Bedrijfsgegevens staan los van persoonlijke accountgegevens. Websitebeheerders beheren technische accountkoppelingen via een afzonderlijke omgeving; bevoegde bedrijfsbeheerders beheren bedrijfsrollen. Bedrijfsnaam wijzigen verandert geen lidmaatschap, rollen of historische offertes. De verwerking ondersteunt onze dienstverlening, juiste bedrijfsadministratie en ons gerechtvaardigd belang bij betrouwbaar en veilig beheer. Gebruikers met het recht Bedrijfsgegevens beheren kunnen een bedrijfslogo uploaden, vervangen of verwijderen. Het logo wordt verkleind, zonder bestandsmetadata in de beveiligde bedrijfsdatabase opgeslagen en alleen aan ingelogde, bevestigde medewerkers van hetzelfde bedrijf getoond. De wijzigingsversie, datum en verantwoordelijke account worden vastgelegd. Het logo wordt met de bestaande databaseback-ups meegenomen. Een aparte logo-uitvoering voor de donkere modus is optioneel en wordt met dezelfde beveiliging en back-ups bewaard. Gebruikers met datzelfde bedrijfsrecht kunnen ook portaal- en rolkleuren instellen. We bewaren deze bedrijfsgebonden voorkeuren met wijzigingsversie, tijdstip en verantwoordelijke account in dezelfde private database en back-ups; kleuren verlenen geen toegangsrechten.
Urenregistratie en administratieve export
In Dustless portaal verwerken wij per bedrijf medewerkeridentiteit, werkelijk geregistreerde begin- en eindtijden, pauzes, werk of reistijd, een optionele afspraakkoppeling, noodzakelijke toelichting, cao-keuze met ingangsdatum en versie, indiening en beoordeling, wijzigingshistorie en administratieve urenexports. Dit dient arbeids- of opdrachtafspraken, wettelijke administratieplichten en controle op juistheid en veiligheid; geen algemene werknemerstoestemming als grondslag. Medewerkers zien hun eigen registraties. Alleen bevoegde personeelsbeheerders leggen de cao vast; technische websitebeheerders doen dit uitsluitend bij de eerste personeelskoppeling. Bedrijven blijven gescheiden. De module volgt geen locatie en verwerkt geen biometrie, BSN, bankgegevens of diagnoses. Arbeidstijdenregistraties moeten doorgaans minimaal 52 weken beschikbaar blijven; voor fiscaal relevante uren-/loonadministratie geldt doorgaans zeven jaar. Dit maakt niet alle personeelsgegevens zeven jaar bewaarplichtig. Noodzaak en wettelijke termijnen worden per gegevensdoel beoordeeld; automatische verwijdering is niet ingericht. Een export bewaart een vaste, controleerbare momentopname en is geen loonbetaling. Arbeids-, cao-, toeslag-, fiscale en facturatieregels worden niet volledig automatisch toegepast. Een werkgever informeert medewerkers vooraf, beoordeelt de toepasselijke cao en betrekt waar vereist de ondernemingsraad. Voordat een ander bedrijf dit commercieel gebruikt, moeten de rolverdeling voor gegevensbescherming, verwerkersovereenkomst en bewaarbeleid worden vastgelegd. Het portaal bewaart daarnaast de vastgelegde contractduur, vaste weekuren, ingangs- en eventuele einddatum en eerdere versies. Niet-gewerkte uren wegens ontbrekend werk worden afzonderlijk vastgelegd, met zakelijke reden, verklaring van beschikbaarheid en beoordeling. Zij tellen niet als gewerkte tijd. Dit is geen automatische vaststelling van loonrechten: contract, cao, referteperiode en uitzonderingen moeten worden beoordeeld. Er is geen automatische aanvulling, inhouding, minurenschuld of uitbetaling. Je kunt je eigen uren bekijken. Meld onjuistheden bij personeelsbeheer. De bedrijfsrollen bepalen wie offertes, planning, medewerkergegevens, beschikbaarheid, verlof en uren mag bekijken of beheren. Bevoegde bedrijfsbeheerders stellen deze rechten per bedrijf in. Medewerkers hebben zonder aanvullende rechten alleen toegang tot hun eigen gegevens en planning. Gegevensbeheer geeft geen toestemming om e-mailadressen of wachtwoorden van anderen te wijzigen.
Bedrijfsrollen en toegangsbeheer
Elk aangesloten bedrijf kan eigen bedrijfsrollen met toegangsrechten gebruiken. Alleen de Websitebeheerder wijst de Hoofd bedrijfsbeheerder aan; deze wijst Bedrijfsbeheerders aan. Beide bedrijfsbeheerders beheren de eigen bedrijfsrollen en toewijzingen. Wij bewaren daarbij rolnaam, rechten, gekoppelde medewerker, handelende gebruiker, tijdstip, versie en de wijziging voor toegangscontrole en verantwoording. Toegang blijft bedrijfsgebonden. Het bedrijf moet de noodzaak en rechtmatigheid van zijn toewijzingen controleren en deze regelmatig herzien; een bevestigingsvinkje heft geen wettelijke verplichtingen van het bedrijf of Dustless op. De wijzigingshistorie heeft nog geen automatische verwijdering. Personeelsgegevens worden niet automatisch met andere bedrijven gedeeld. Voor dienstverlening aan andere bedrijven moeten verantwoordelijkheden, beveiliging en bewaartermijnen ook in de passende verwerkersafspraken worden vastgelegd.
Personeelsdocumenten en meldingen
Bedrijven kunnen noodzakelijke contracten en certificaten aan hun eigen medewerkers koppelen. We verwerken de gekozen documentnaam, het bestand, de medewerker- en bedrijfskoppeling, controlegegevens, versies en uploadtijd. Medewerkers lezen uitsluitend eigen documenten; aparte bedrijfsrechten regelen het lezen en beheren van andermans documenten. Websitebeheer geeft daarvoor niet automatisch toegang. Gebruik deze functie niet voor medische dossiers, identiteitsbewijzen of BSN-gegevens. Het bedrijf bepaalt de grondslag, noodzaak, toegang en bewaartermijn per documentsoort en informeert medewerkers; toestemming is niet automatisch de juiste grondslag in een arbeidsrelatie. Voor portaalgegevens van klantbedrijven treedt het bedrijf doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke en Dustless als verwerker; passende verwerkersafspraken zijn nodig vóór gebruik met echte personeelsgegevens van derden. Bestanden worden privé in de bestaande mijn.host-database en back-ups opgeslagen. Uploads, naamswijzigingen, downloads en verwijderingen worden zonder documentinhoud gelogd; deze logregels worden bij gebruik na 90 dagen opgeschoond. Bevoegden kunnen bestanden definitief uit de actieve opslag verwijderen; er is nog geen automatische documentverwijdering op basis van bewaartermijnen. Verwijderde bestanden kunnen in afgeschermde gedateerde back-ups blijven staan, waarvoor afzonderlijk bewaarbeheer nodig is. Bestandscontrole is geen virusscan. Downloadbare handleidingen worden op actuele rechten samengesteld en bevatten geen personeelsdossiers; offline kopieën worden niet automatisch ingetrokken. Bij een foutmelding, opmerking of tip verwerken we type, onderwerp, beschrijving, eventueel paginapad, gekozen taal en optioneel een contactadres. Een account is niet verplicht. Alleen Websitebeheerders behandelen deze meldingen voor ondersteuning en verbetering, op basis van ons gerechtvaardigd belang. Deel geen vertrouwelijke informatie. Meldingen hebben geen automatische bewaartermijn; de Websitebeheerder verwijdert ze zodra afhandeling en eventuele noodzakelijke opvolging zijn afgerond. Je kunt verwijdering of andere privacyrechten aanvragen via contact@dustless.nl.
Medewerkersuitnodigingen
Een bevoegde bedrijfsbeheerder kan een medewerker uitnodigen met naam, e-mailadres, taal voor de uitnodigingsmail en een vooraf gekozen cao of arbeidsafspraak met ingangsdatum. Dit maakt nog geen account of bedrijfskoppeling. De ontvanger kiest zelf een account en wachtwoord of gebruikt een bestaand account met hetzelfde bevestigde e-mailadres. Pas na e-mailbevestiging en expliciete aanvaarding ontstaat basistoegang als medewerker; aanvullende rollen blijven apart. We verwerken bedrijf, uitnodiger, beveiligde bewijshashes, verzendstatus, versies en tijdstippen voor veilige toelating en ondersteuning. Links verlopen na zeven dagen; vervangen of intrekken maakt oude bewijzen ongeldig. Niet-aanvaarde uitnodigingen worden bij gebruik van deze functie dertig dagen na verlopen, intrekken of afwijzen verwijderd uit actieve opslag. Na aanvaarding verwijderen we de uitnodigingskopie van naam, e-mailadres en cao-keuze; de noodzakelijke koppeling en toelatingshistorie blijven bij de personeelsadministratie. Bestaande back-ups worden hierdoor niet gewist. Het bedrijf informeert de betrokkene en bepaalt de noodzakelijke grondslag en bewaring; aanvaarden is geen algemene AVG-toestemming of vervanging van arbeidsafspraken. Dustless verwerkt klantbedrijfsgegevens volgens passende verwerkersafspraken. Er wordt geen nieuwe externe mail- of identiteitsprovider toegevoegd.
Agendanotities, werkkasten en proefperiodes
Mijn notities zijn algemene werknotities die je zelf maakt, wijzigt en verwijdert. Je kunt een notitie zelf delen met gekozen, bevestigde medewerkers binnen hetzelfde bedrijf; zij krijgen alleen leesrechten. We bewaren hiervoor hun accountverwijzingen bij de notitie. Je kunt deze deelkeuze intrekken. Bedrijfsrollen met het apart toegekende recht Medewerkersnotities bekijken behouden hun leesrechten; dit rolrecht staat standaard uit, ook voor leidinggevenden. Noteer geen medische gegevens, BSN, identiteitskopieën, wachtwoorden of toegangscodes. Koppel locaties aan medewerkers, afspraken en werkkasten. Bedrijfsbeheerders kiezen kasttoegang per locatie of automatisch voor alle locaties. Medewerkers met leesrecht kunnen de gekoppelde werkkasten bekijken. Bestaande afspraken behouden hun vastgelegde adres. Een medewerker die aan de werklocatie is gekoppeld, kan deze kast bekijken als de bedrijfsinstelling dit automatisch of voor deze locatie toestaat. Het bedrijfsrecht ‘Werkkasten bekijken’ blijft nodig. Afzonderlijke kasttoewijzingen blijven mogelijk. Een afspraak alleen geeft geen kasttoegang; medewerkers krijgen hiermee geen beheerrechten. Bestanden blijven privé en zijn alleen na actuele toegangscontrole als bijlage te downloaden. Type, grootte, bestandskenmerk en integriteit worden gecontroleerd. Er is geen afzonderlijke virusscan en geen garantie dat bestanden virusvrij zijn; bestanden worden niet naar externe scandiensten gestuurd. Open alleen vertrouwde bestanden en gebruik actuele apparaatbeveiliging. Agendanotities blijven afzonderlijk: planners kiezen interne of voor de medewerker zichtbare notities. Bedrijven bepalen grondslag en noodzakelijke bewaring en verwijderen verouderde gegevens; er is geen automatische opruimtaak. Proefperiodes duren dertig dagen zonder automatische betaling of verlenging. Bedrijf, begin, einde en startende gebruiker worden opgeslagen. Na afloop wordt portaalgebruik beperkt; gegevens worden niet automatisch verwijderd. Werkkastproducten, voorraadgrenzen en interne aanvulvoorstellen blijven binnen het bedrijf. Er worden geen automatische leveranciersbestellingen verstuurd. Bij interne aanvulvoorstellen worden behandelstatus, interne toelichting, wijzigingstijd en verantwoordelijke gebruiker opgeslagen. Bevoegde bedrijfsrollen beheren locatietoewijzingen, kastleden en koppelingen tussen locaties en werkkasten. Zij kunnen hiervoor namen van bevestigde medewerkers, locaties en werkkasten binnen het eigen bedrijf zoeken. Koppelingen kunnen leesrechten op instructies en kastbestanden beïnvloeden; voorraadbeheer, documentenbeheer, personeelsgegevens, planning en bedrijfstoelating behouden hun afzonderlijke rechten.
Portaalfacturen en creditnota’s
Bij vrijgegeven Nederlandse zakelijke portaalabonnementen verwerkt Stripe betalingen, btw en fiscale documenten. Dustless bewaart factuurcontacten, bestel-/abonnementsreferenties, bedragen, originele facturen/creditnota’s, verzendstatus en aanvaardingsbewijs voor overeenkomst, wettelijke administratie en beveiliging. Alleen bevoegden zien eigen bedrijfsfacturen. Originelen worden niet overschreven en blijven doorgaans zeven jaar bewaard, bij wettelijke uitzonderingen langer; accountsluiting wist deze niet. Factuur- en herstelmails verwijzen naar de beveiligde omgeving. Dustless bewaart geen kaartnummer of beveiligingscode. Een opgeslagen kaart of betaalpoging is geen betaling; extra plaatsen vereisen bevestigde betaalde capaciteit. Geen automatische aangifte of volledige boekhouding.
Bedrijfsgegevens en beëindiging
Zakelijke portaalverwerking namens klanten valt onder de afzonderlijke verwerkersovereenkomst, ook bij gratis proef of zakelijk cadeau. De Hoofd bedrijfsbeheerder bevestigt actuele tekst, bedrijf en bevoegdheid met herbevestigde identiteit en tweestapsverificatie. Uitsluitend privégebruik vraagt geen zakelijke DPA. Alleen het hoofd vraagt volledige bedrijfsuitvoer of beëindiging; uitvoer bevat eigen toegestane gegevens en bestanden, geen andere bedrijven of inloggeheimen. Een verzoek voert geen opzegging of wissing uit. Uitvoer, afhandeling, kopieën en fiscale uitzonderingen worden apart gecontroleerd, met de beschreven overstap-/ophaalmogelijkheden. Geen algemene automatische kopiewissing. Zie /verwerkersovereenkomst/; hulp bij een blokkade: contact@dustless.nl.
Aanvullende contact- en personeelsgegevens
Je kunt optioneel een extra telefoonnummer en adrestoevoeging invullen. Offerteaanvragen bewaren een eigen momentopname van de contactgegevens en kunnen een contactpersoon op locatie met telefoonnummer bevatten. Websitevoorbeeldaanvragen bewaren eveneens een eigen kopie van de ingestuurde contactgegevens voor behandeling en de ontvangstmail; een account is niet verplicht. Bedrijven kunnen personeelsnummer, functie, afdeling, zakelijk contactadres, extra telefoonnummer en postadres vastleggen. Dit staat los van het privéprofiel en het inlogadres. Alleen gebruikers met de bestaande personeelsrechten lezen of beheren deze bedrijfsgegevens; de medewerker ziet de eigen gegevens. Functie en contactgegevens verlenen geen toegangsrechten. Bedrijfs- en werklocatiegegevens kunnen ook contactpersonen en telefoonnummers bevatten; locatiecontacten zijn alleen zichtbaar voor gebruikers die de locatie mogen openen. Vul alleen noodzakelijke en juiste gegevens in en informeer een contactpersoon over gebruik van diens gegevens. De toepasselijke grondslag en bewaartermijn volgen het doel van het account, de aanvraag of het personeelsdossier; extra velden scheppen geen nieuwe onbeperkte bewaring. Bevoegde beheerders kunnen bij medewerkers, bedrijfsgegevens, werklocaties en offertes meerdere aanvullende zakelijke contactpersonen en telefoonnummers beheren. Per contactpersoon zijn naam, optionele functie of aanduiding, e-mailadres en meerdere gelabelde telefoonnummers mogelijk. Deze registraties maken geen account of toegangsrecht aan. Ze volgen de bestaande toegang tot het betreffende dossier; bij offertes blijven de oorspronkelijke ingediende contactgegevens apart behouden.
Urencorrecties en werkbonnen
Voor controleerbare urencorrecties bewaren we de oorspronkelijke export en afzonderlijke voorstellen met reden, tijden, pauzes, verschillen, beoordeling en verwijzing naar de correctie-export. Werkbonnen bevatten locatie, instructies, taken, gekoppelde medewerkers, taakuitvoering met actor en tijd, status en wijzigingshistorie. Dit dient uitvoering en controle van werkafspraken. De werkgever bepaalt de noodzakelijke inhoud en bevoegdheden; medewerkers krijgen alleen de toegestane eigen inzage. Nieuwe werkbonrechten staan voor bestaande bedrijfsrollen standaard uit. Plaats geen medische informatie, BSN, wachtwoorden of onnodige privégegevens. Een werkbon is geen urenregistratie, loonverwerking of factuur. Uitvoer en gecontroleerde bedrijfsbeëindiging omvatten deze operationele gegevens. De werkgever bepaalt doelgebonden bewaartermijnen en bewaart verplichte loon-/fiscale stukken afzonderlijk; er geldt geen algemene zevenjaarstermijn voor alle werkbonnen. Sjablonen leggen taken en instructies vast per locatie. Bij expliciet ingeschakelde automatisering ontstaat een eigen bon per afspraak, met bron- en sjabloonversies; oude bonnen worden niet overschreven. De eigen dagweergave en actielijst hergebruiken toegestane gegevens. Een PDF is een lokale momentopname met bedrijfslogo en namen van toegewezen medewerkers; er wordt geen externe PDF-dienst gebruikt. Afsluiting van urenperiodes bewaart bronverwijzingen, exportcontrolesommen, versies en wie de periode afsluit of gemotiveerd heropent. Latere correcties blijven apart. Dit introduceert geen gps- of continue locatievolging en geen algemene nieuwe bewaartermijn.
Eerdere proefafspraken
Nieuwe persoonlijke proefaanbiedingen worden niet meer uitgegeven of ondertekend. Bestaande afspraak- en ondertekeningsbewijzen blijven afgeschermd voor de bevoegde ontvanger en Websitebeheerder beschikbaar als afschrift. De oorspronkelijke tekst, partijen, taal, versies en tijdstippen blijven bewaard voor noodzakelijke contractadministratie en bewijs, volgens doelgebonden bewaring; geen nieuwe betaal- of gebruikstoegang ontstaat door het archief.
Gratis proef en cadeaucodes
Bij een standaard proef bewaren we de eigen omgeving, accountverwijzing, gebruiksvorm, capaciteit, begin- en eindtijd en aanvaardingsbewijs. Bedrijven verstrekken noodzakelijke bedrijfs-/vertegenwoordigingsgegevens en accepteren de verwerkersovereenkomst; uitsluitend privégebruik vraagt geen zakelijk adres of DPA. De proef duurt 30 dagen, zakelijk tot tien medewerkers en privé één persoon, zonder kaart of automatische betaling. Extra bedrijfsplaatsen vereisen bevestigde betaalde capaciteit. Cadeaucodes bewaren we alleen als hash, met uitgever, status, tijden, inwisselend account, omgeving en voorwaardenbewijs; het volledige codegeheim wordt eenmaal getoond. Eén persoon krijgt gratis volledig portaal zolang aangeboden, zonder overdracht of automatische betaling. Deze gegevens dienen overeenkomst, noodzakelijke administratie en beveiliging, niet reclame. Bewijs en inhoud hebben eigen doelgebonden bewaring; een verlopen proef wist niets automatisch. Oude proefafspraken blijven alleen leesbaar/downloadbaar. Bij herstel vervallen ongebruikte codes; in de kopie al geactiveerde cadeaus blijven onder de herstelcontrole behouden.
Nieuwsbrief en herinneringen
De nieuwsbrief met Dustless-nieuws, functie-updates en aanbiedingen van Dustless-diensten is vrijwillig en staat standaard uit. We bewaren je keuze, het tijdstip, de toestemmingsversie en een afgeschermde verwijzing naar je e-mailadres als bewijs. Je kunt je afmelden via Mijn account of elke nieuwsbrief, zonder inloggen. Dit stopt geen noodzakelijke account- of afspraakmails. Agenda-herinneringen zijn een aparte keuze en alleen voor je eigen geaccepteerde afspraken. Bij browser- of telefoonmeldingen verwerken we je apparaataanmelding en gebruiken we de pushdienst van je browserleverancier; daarop kan een internationale doorgifte van toepassing zijn. Het vergrendelscherm bevat geen afspraakdetails. Verwijder apparaten in je meldingsvoorkeuren. Nieuwsbrieven bevatten geen volgpixels. Neem voor privacyvragen contact op via contact@dustless.nl. Na afmelding bewaren we alleen minimaal toestemmings- en verzendbewijs maximaal 12 maanden voor klachtenafhandeling; daarna wordt het verwijderd. Na herstel uit een oudere back-up zijn nieuwsbrief en push uit totdat je opnieuw aanmeldt. Originele herstelkopieën vallen onder het afzonderlijke back-upbeleid.