Verwerkersovereenkomst
· dpa-2026-10-29-v7
Partijen en reikwijdte
De in het akkoordbewijs genoemde klant is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn bedrijfs- en personeelsgegevens; Dustless, eenmanszaak, Stelhout 5, 3991 PD Houten, KVK 97524549, contact@dustless.nl, is verwerker. Dit geldt ook tijdens gratis proeven en zolang Dustless deze gegevens verwerkt. Voor eigen accountbeveiliging, facturatie en wettelijke administratie handelt Dustless zelfstandig als verantwoordelijke; zie de privacyverklaring. Andere Dustless-diensten vallen niet automatisch onder deze overeenkomst.
Instructies en verantwoordelijkheid
Dustless verwerkt alleen op gedocumenteerde instructie, inclusief toegestane instellingen, behalve bij een wettelijke verplichting; daarover informeert Dustless vooraf, tenzij de wet dit verbiedt. Bij een vermoedelijk onrechtmatige instructie waarschuwt Dustless onmiddellijk en schort alleen die verwerking op. De klant bepaalt grondslag, informatie aan betrokkenen, toepasselijke cao en rollen. Dit ontslaat Dustless niet van eigen AVG- of beveiligingsplichten en wettelijke aansprakelijkheid.
Bijlage A — verwerking
Doel en aard: opslaan, ordenen, tonen, wijzigen, meldingen versturen, uitvoeren en wissen voor de gekozen portaalmodules. Betrokkenen: medewerkers, beheerders, contactpersonen van klanten/locaties en leveranciers. Gegevens: werkidentiteit en contact, rollen, contract- en cao-afspraken, planning, beschikbaarheid, verlof zonder medische reden, uren en beoordelingen, offertes, locaties, materialen, werknotities, toegestane documenten en bijbehorende historie. Geen medische dossiers, BSN, identiteitskopieën, strafrechtelijke gegevens of andere bijzondere gegevens invoeren. Geen gebruik voor reclame, verkoop van gegevens of training van AI-modellen.
Bijlage B — beveiliging en geheimhouding
Alleen geïnstrueerde personen met geheimhoudingsplicht krijgen noodzakelijke toegang. Maatregelen: HTTPS, gescheiden bedrijven en servercontroles, minimale rechten, gehashte wachtwoorden/sessies, MFA met een authenticator-app (verplicht voor alle portaalgebruikers en Websitebeheerders, optioneel voor gewone klantaccounts), validatie en private documentdownloads, integriteitscontroles en consistente herstelkopieën. Dustless beoordeelt risico’s en maatregelen periodiek en na incidenten. Dit is geen ISO-certificering, antivirusgarantie of garantie dat alle opslag en USB-kopieën versleuteld zijn. Nieuwe eigen gegevensback-ups staan uitsluitend op een aangesloten, ontgrendelde en gecontroleerd versleutelde Kingston. De computer bewaart noodzakelijke technische herstelreferenties; oude kopieën blijven afzonderlijk te beoordelen. Private GitHub-opslag is alleen voor geselecteerde broncode, niet voor databases of personeelsgegevens. Toegang en verwijdering per opslaglocatie moeten aantoonbaar worden beheerst vóór klantvrijgave.
Bestaande hostingafspraken
mijn.host B.V., Pietersbergweg 291, 1105 BM Amsterdam, Nederland; privacy@mijn.host. De door Dustless geaccepteerde verwerkers- en subverwerkersovereenkomsten van oktober 2026 met bijlagen vormen de hostingbasis. Voor klantinhoud is Dustless verwerker en mijn.host subverwerker; voor eigen account- en fiscale administratie heeft Dustless een afzonderlijke verantwoordelijke rol. De dienstbevestiging van 29 oktober 2026 concretiseert hosting, SMTP, herstel en support. Ondertekening van deze overeenkomst activeert geen betaling, abonnement of aanvullende module.
Bijlage C — subverwerkers en doorgifte
Directe subverwerker: mijn.host B.V. Voor h47: Voxility GmbH, Messeturm, Friedrich-Ebert-Anlage 49, 60308 Frankfurt am Main, Duitsland (hostinginfrastructuur in de EU); Leaseweb Netherlands B.V., Hessenbergweg 95, 1101 CX Amsterdam (back-ups in Nederland). Applicatie, database, SMTP en beveiliging beheert mijn.host; geen extra externe SMTP-partij. AI-ticketondersteuning: Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco CA 94104, VS (Claude), en Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Ierland (Gemini); doorgifte naar de VS onder SCC’s en artikel 10 van de hostingafspraken. Ticketinhoud, contact en noodzakelijke geschoonde technische context kunnen daarin worden verwerkt; geen personeelsdossiers, databasedumps, geheimen of inloglinks aanleveren. Dit is geen EER-only- of ZDR-garantie voor de supportstroom. Identiteit, rol en contact: https://mijn.host/trust/subverwerkers en privacy@mijn.host. Andere daar genoemde hosting-/Microsoft365-/domeinpartijen zijn niet automatisch ontvangers van portaalinhoud. Dustless meldt nieuwe of vervangen subverwerkers vooraf rechtstreeks, met werkelijke bezwaar-, alternatief- of beëindigingsmogelijkheid vóór inzet. De host meldt minimaal 14 dagen vooraf in zijn controlepaneel; Dustless controleert dat dagelijks en meldt zonder onnodige vertraging door. Dit is geen garantie dat de klant de volledige 14 dagen ontvangt. Gekozen Google/Microsoft-login en Stripe-betaling hebben afzonderlijke doelgebonden rollen.
Bijstand, incidenten en controle
Dustless ondersteunt rechtenverzoeken, beveiliging, DPIA’s en overleg met toezichthouders passend bij de verwerking en beschikbare informatie. Direct ontvangen verzoeken worden zonder onnodige vertraging doorgeleid, niet zelfstandig namens de klant beslist. Datalekken worden zonder onredelijke vertraging gemeld aan de bedrijfscontactpersoon, waar mogelijk binnen 24 uur na bewustwording; ontbrekende informatie volgt. De klant beoordeelt de wettelijke 72-uursmelding. Dustless verschaft nalevingsinformatie en werkt mee aan noodzakelijke audits/inspecties door de klant of gemachtigde auditor; beveiliging en andere klanten blijven beschermd. Planning of kostenafspraken mogen wettelijke rechten en urgente controle niet blokkeren.
Bijlage D — overstappen en uitvoer
Alleen de Hoofd bedrijfsbeheerder kan via de afgeschermde route met herbevestiging van identiteit een volledige uitvoer of beëindiging aanvragen. Bij onbereikbaarheid blijft een schriftelijk verzoek aan contact@dustless.nl mogelijk na controle van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Geen verplichte nieuwe verwerkersovereenkomst om bestaande wettelijke rechten uit te oefenen. Bij overstap naar een andere aanbieder of eigen infrastructuur: geen extra opzegtermijn voor de overstap, overgang zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na het verzoek, met continuïteit, redelijke bijstand en beveiliging. Alleen wettelijk toegestane technische uitzonderingen worden tijdig gemotiveerd; een langere periode kan op verzoek van de klant worden afgesproken. Daarna minstens 30 kalenderdagen uitsluitend voor het ophalen van gegevens. Geen uitvoer- of overstapvergoeding. Reguliere abonnementsopzegging en eventuele resterende betalingsverplichtingen staan hiervan los; dwingend recht gaat voor.
Uitvoerformaat en afbakening
Uitvoerformaat: een privé TAR.GZ-archief met UTF-8 JSON/NDJSON (één JSON-object per regel), veldbeschrijvingen, relaties, tijdzone/datumconventies en originele bestanden met naam, type en SHA256-manifest. Alleen de Hoofd bedrijfsbeheerder downloadt na herbevestiging van identiteit. Het archief omvat bedrijfseigen dossiers en relevante historie uit de aanwezige modules; geen andere bedrijven, persoonlijke profieladressen, winkelwagens, wachtwoordhashes, sessies, tokens, OAuth-/MFA-geheimen of herbruikbare betaallinks. Aanvragerscontacten die aan dit bedrijf zijn verstrekt blijven onderdeel van het eigen dossier. Externe actorverwijzingen worden niet tot privéprofielen aangevuld. Onveilige relaties, beschadigde bestanden of onbeoordeelde structuren blokkeren de volledige uitvoer. De technische grens is 512 MiB, 250.000 records of 20.000 bestanden; grotere overdracht via contact@dustless.nl zonder afkappen. Bestaande uren-CSV-export blijft afzonderlijk beschikbaar. Geen garantie op rechtstreekse import bij iedere andere aanbieder. De gebruiker controleert de opgeslagen download voordat een overdracht als afgerond wordt bevestigd.
Teruggave, wissen en bewaarplichten
De klant kiest teruggave gevolgd door wissen, of wissen zonder teruggave, en kan die keuze tot uitvoering wijzigen. Na afloop van de overeengekomen ophaaltermijn worden operationele klantgegevens en bestaande kopieën zonder onnodige vertraging gewist; de minimale ophaaltermijn bij overstap is 30 kalenderdagen. Er is geen algemene wettelijke plicht om personeelsdossiers of back-ups nog 90 dagen te bewaren. Geen onbeperkte bewaring. Alleen concreet wettelijk verplichte gegevens blijven afzonderlijk, beperkt toegankelijk, met grondslag en einddatum. Dustless bewaart eigen fiscale basisadministratie doorgaans zeven jaar; bij wettelijke uitzonderingen langer. Die plicht rechtvaardigt niet het bewaren van alle klantpersoneelsgegevens. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen administratieplicht en tijdige uitvoer. Gedeelde inlogaccounts en andere Dustless-diensten worden niet automatisch verwijderd.
Herstelkopieën en uitvoeringsbewijs
Dustless voert wissen per opslaglocatie uit en voorkomt met de onafhankelijke verwijderregistratie dat gegevens na herstel opnieuw actief worden. Hostingkopieën verdwijnen door rotatie: voor Hosting Starter is 30 dagen actieve retentie bevestigd; de overeenkomst noemt maximaal 90 dagen voor overige herstelkopieën/archieven, tenzij korter vastgelegd. Geen onmiddellijke gerichte wissing uit een bestaande providersnapshot beloven. Resterende kopieën blijven afgeschermd en worden niet voor gewone dienstverlening gebruikt; na herstel wordt de actuele verwijderregistratie toegepast vóór openstelling. Per beëindiging legt Dustless inventaris, overdracht/klantcontrole, einde ophaaltermijn, wettelijke uitzonderingen/einddata, wissing per locatie, resterende kopieën en verwachte uitrotatie vast. Een blokkade of operationele wissing bewijst niet dat alle kopieën al weg zijn. Afronding wordt pas bevestigd na passend bewijs; de overeenkomst zelf start geen wis- of back-uptaak.
Rangorde en wijzigingen
Deze overeenkomst en bijlagen gaan voor bij strijd met abonnementsvoorwaarden over persoonsgegevens. De Nederlandse tekst is leidend; dwingend Nederlands/EU-recht blijft gelden. Wijzigingen werken niet stilzwijgend terug: nieuwe versie en apart akkoord met bedrijfsidentiteit, taal, tijdstip en integriteitsbewijs. Geen eerder akkoord wordt verzonnen. Teruggave-/wisverplichtingen, geheimhouding en noodzakelijke controle lopen door tot afwikkeling.
Uitvoering en status
De afhandeling registreert ontvangst en voltooiing van de overdracht afzonderlijk. Bij overstap begint de ophaaltermijn van minstens 30 kalenderdagen pas na bevestigde voltooiing; daarna zijn bedrijfsgegevens alleen beschikbaar voor ophalen. Een uitdrukkelijke keuze voor wissen zonder teruggave is een andere instructie, zonder verzonnen ontvangstbewijs. De Hoofd bedrijfsbeheerder bevestigt definitief wissen opnieuw met wachtwoord en tweestapsverificatie. Alleen de eigen operationele bedrijfscontext wordt gewist. Een beëindigd abonnement en concrete fiscale afwikkeling worden afzonderlijk gecontroleerd; een openstaande vordering rechtvaardigt geen algemene bewaring van personeelsdossiers. Fiscale basisgegevens van Dustless volgen de gecontroleerde werkelijke aanvangsdatum en de normale termijn van zeven jaar; een bijzondere langere wettelijke termijn vergt afzonderlijke beoordeling. Verlopen bewaring vereist een nieuwe controle en afhandeling, geen onbeperkte verlenging. Persoonlijke accounts en andere diensten worden niet automatisch verwijderd. Een apart beveiligd register bevat alleen noodzakelijke referenties, controlesommen, datums en kopiestatussen, geen personeelsdocumenten. Het blijft nodig zolang herstelkopieën anders gewiste gegevens kunnen terugbrengen; daarna moet dit beperkte bewijs ook worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een concrete eigen rechtsgrond verdere bewaring vereist. Operationeel wissen is geen bevestiging dat alle back-ups gewist zijn. Volledige afronding blijft open tot iedere opslaglocatie aantoonbaar is gecontroleerd.